La gestione magazzino studio dentistico è una di quelle attività che difficilmente puoi vedere quando vieni a curarti, ma che ogni giorno richiede tempo, organizzazione e controlli e contribuisce al buon funzionamento dello Studio e alla sicurezza delle cure.
Durante una prestazione odontoiatrica vengono utilizzati molti materiali diversi. Alcuni sono immediatamente riconoscibili, altri sono piccoli prodotti di consumo ai quali probabilmente non faresti caso. Ci sono poi farmaci, dispositivi medici e materiali con caratteristiche, modalità di conservazione e date di scadenza differenti.
Perché uno di questi prodotti sia disponibile quando serve non basta averlo acquistato.
Prima è stato necessario selezionare un fornitore, effettuare l’ordine, ricevere la merce e verificare che quanto consegnato corrisponda a quanto previsto. Sono le attività che abbiamo descritto parlando della nostra gestione dei fornitori e degli acquisti.
Ma la supply chain non finisce quando il corriere consegna una scatola.
Da quel momento comincia una seconda parte del processo: il materiale deve essere registrato, collocato nel luogo appropriato, mantenuto disponibile nelle quantità necessarie, utilizzato entro la scadenza quando prevista e riordinato prima che la sua disponibilità diventi insufficiente. Quando viene prelevato dal deposito, inoltre, la quantità disponibile deve essere aggiornata.
In Studio Vassura abbiamo scelto di gestire gran parte di queste attività attraverso un sistema digitalizzato, capace di utilizzare direttamente le informazioni provenienti dagli acquisti e dalle fatture passive e di supportare il controllo delle scorte, il sottoscorta, il riordino, la scelta tra i fornitori disponibili e la comparazione dei prezzi.
La tecnologia, però, è soltanto uno strumento. I materiali esistono nel mondo reale: occupano uno spazio, possono essere delicati o fragili, possono avere una scadenza e possono richiedere specifiche condizioni di conservazione. Per questo alla gestione digitale si affiancano locali dedicati allo stoccaggio e spazi differenziati in funzione delle caratteristiche dei prodotti conservati.
È un lavoro che normalmente rimane dietro le quinte. Eppure una parte delle ore che dedichiamo ogni giorno all’organizzazione dello Studio serve proprio a questo: fare in modo che, quando un professionista ha bisogno di un determinato materiale per la tua cura, quel materiale non sia soltanto presente, ma sia stato gestito correttamente lungo il percorso che lo ha portato dal fornitore fino alla sala operativa.
Raccontare come funziona questo percorso significa mostrare un’altra parte, poco visibile ma concreta, di ciò che intendiamo quando parliamo di sicurezza delle cure.
Gestione magazzino studio dentistico: non è un semplice deposito
Quando pensi a un magazzino, probabilmente immagini scaffali sui quali vengono conservati prodotti in attesa di essere utilizzati. In uno studio dentistico questa immagine racconta soltanto una piccola parte di ciò che accade.
I materiali presenti possono essere molto diversi tra loro per funzione, caratteristiche e modalità di conservazione. Ci sono prodotti utilizzati quotidianamente, materiali impiegati soltanto per determinate prestazioni, dispositivi medici e prodotti che possono essere più delicati o fragili di altri. I farmaci, e in particolare quelli destinati alla gestione delle emergenze, seguono invece un processo dedicato, con responsabilità, controlli e modalità di approvvigionamento specifiche, che vedremo separatamente.
Per questo non è sufficiente sapere che un determinato materiale è fisicamente presente nello Studio. Occorre sapere quanto ne abbiamo a disposizione, dove è conservato, quando deve essere riordinato e, quando applicabile, entro quale data può essere utilizzato.
Anche le quantità devono essere governate. Avere scorte insufficienti può creare difficoltà nella continuità delle attività; accumulare quantità eccessive, al contrario, può aumentare il rischio che alcuni prodotti rimangano inutilizzati troppo a lungo o raggiungano la propria scadenza. Una buona gestione cerca quindi un equilibrio tra disponibilità, consumo e necessità di riordino.
A questo si aggiungono le caratteristiche fisiche dei prodotti. Non tutto può essere conservato nello stesso modo: alcuni materiali richiedono maggiore protezione, altri sono più fragili e altri ancora devono essere mantenuti nelle condizioni indicate per la loro corretta conservazione. Per questo Studio Vassura dispone di locali dedicati al magazzino e di spazi di stoccaggio differenziati in funzione delle caratteristiche dei prodotti conservati.
Il magazzino diventa quindi un vero processo organizzativo: deve mettere in relazione ciò che è stato acquistato con ciò che è disponibile e ciò che viene progressivamente utilizzato.
Ed è proprio qui che la gestione del magazzino si collega direttamente alla sicurezza delle cure. Il paziente probabilmente non vedrà mai questi locali né il lavoro necessario per gestirli, ma una parte dell’affidabilità dell’organizzazione dipende anche dalla capacità di avere il materiale appropriato, correttamente conservato e disponibile nel momento in cui serve.
Dalla consegna allo stoccaggio: cosa succede quando arriva un materiale
La gestione del magazzino comincia, in realtà, prima che un prodotto venga sistemato su uno scaffale.
Come abbiamo spiegato nella pagina dedicata alla scelta e al controllo dei fornitori dello studio dentistico, quando una fornitura arriva in Studio viene effettuata una verifica prima dello stoccaggio. Vengono messi in relazione il preventivo, l’ordine effettuato, il documento di trasporto (DDT), la fattura e i beni materialmente ricevuti.
Questo passaggio serve a verificare la coerenza tra ciò che abbiamo deciso di acquistare, ciò che risulta dai documenti e ciò che è stato effettivamente consegnato.
Soltanto dopo questa fase il materiale può entrare nel normale processo di gestione del magazzino.
Il passaggio è importante perché mette in comunicazione due parti della stessa supply chain. La gestione dei fornitori cerca di governare da chi e a quali condizioni acquistiamo; la gestione del magazzino deve invece governare ciò che abbiamo ricevuto e ciò che sarà successivamente disponibile per essere utilizzato.
Pensiamo a un esempio molto semplice. Ordinare dieci confezioni di un determinato materiale e ricevere una consegna non significa automaticamente avere dieci confezioni correttamente disponibili in magazzino. Prima occorre verificare che il prodotto ricevuto sia quello previsto, che la quantità corrisponda e che i documenti siano coerenti con la fornitura.
Da quel momento cambia la domanda. Non dobbiamo più chiederci soltanto “è arrivato ciò che avevamo ordinato?”, ma anche: “dove lo conserviamo, quanto ne abbiamo disponibile, quando verrà utilizzato e quando dovremo ordinarlo nuovamente?”
È il punto esatto nel quale il processo di acquisto diventa gestione delle scorte.
Un magazzino quasi completamente digitalizzato
Per gestire tutte queste informazioni Studio Vassura utilizza un sistema di magazzino digitalizzato, integrato con i dati amministrativi generati dagli acquisti.
Il sistema si interfaccia direttamente con il cassetto fiscale e con le fatture passive, acquisendone le informazioni utili alla gestione. In questo modo una parte dei dati che esistono già perché un acquisto è stato effettuato non deve essere nuovamente inserita a mano per costruire il magazzino digitale.
Questo collegamento permette di mettere in relazione informazioni che altrimenti rischierebbero di rimanere separate: acquisti, fornitori, prodotti, quantità disponibili e necessità di riordino.
Il sistema può quindi supportare il controllo del sottoscorta, il riordino dei materiali, la precedenza attribuita ai diversi fornitori disponibili e la comparazione dei prezzi. Quando una scorta si riduce, l’informazione può essere utilizzata per individuare ciò che deve essere nuovamente acquistato senza aspettare necessariamente che qualcuno si accorga, aprendo un armadio, che l’ultima confezione sta per finire.
Digitalizzare questo processo non significa però affidare a un software la responsabilità della gestione. La tecnologia serve a rendere disponibili informazioni più ordinate e tempestive alle persone che devono prendere le decisioni e controllare il processo.
C’è anche un’altra ragione per cui riteniamo importante ridurre, quando possibile, la trascrizione manuale dei dati. Ogni volta che un’informazione deve essere copiata da un documento a un altro esiste la possibilità di un errore di inserimento. Utilizzare direttamente dati già disponibili permette di ridurre alcuni di questi passaggi ripetitivi e di dedicare maggiormente il lavoro umano alle attività che richiedono verifica e decisione.
Il risultato che ci interessa non è quindi avere un magazzino “tecnologico” in quanto tale. È avere una rappresentazione il più possibile aggiornata di ciò che è disponibile, in modo che chi gestisce gli approvvigionamenti possa sapere cosa serve, quando serve e possa intervenire prima che una carenza diventi un problema per l’organizzazione dello Studio.
Carico e scarico: sapere cosa entra e cosa viene utilizzato
Perché un magazzino digitale sia realmente utile, ciò che il sistema registra deve corrispondere il più possibile a ciò che è fisicamente disponibile nel deposito.
Il principio è quello del carico e dello scarico. Quando vengono acquistati e ricevuti nuovi materiali, le quantità entrano nella disponibilità del magazzino; quando una confezione viene prelevata dal deposito per essere utilizzata, quella quantità deve invece essere sottratta.
Nel nostro sistema gran parte delle informazioni relative al carico dei materiali viene acquisita attraverso il processo digitalizzato che abbiamo descritto. Lo scarico rappresenta invece il principale momento nel quale è necessario un intervento manuale: quando una confezione viene prelevata dal deposito, il prelievo viene registrato affinché il sistema possa aggiornare la quantità disponibile.
Facciamo un esempio. Se il sistema registra la presenza di venti confezioni di un determinato materiale e nel tempo cinque vengono prelevate dal deposito, deve poter rappresentare una disponibilità residua coerente con ciò che si trova realmente sugli scaffali. Un magazzino digitale è utile soltanto se continua a dialogare con il magazzino fisico.
Questo passaggio può sembrare banale, ma è essenziale per tutto ciò che avviene successivamente. Se le quantità registrate non riflettessero sufficientemente quelle reali, anche le informazioni sul sottoscorta e le conseguenti necessità di riordino perderebbero affidabilità.
Per questo la digitalizzazione non elimina il ruolo delle persone. Riduce molti inserimenti manuali e automatizza attività ripetitive, ma rimangono alcuni punti nei quali un evento che avviene nel mondo fisico deve essere correttamente trasferito nel sistema informativo.
Il sottoscorta: ordinare prima che un materiale finisca
Una buona gestione delle scorte non dovrebbe cominciare quando qualcuno prende l’ultima confezione disponibile e si accorge che non ce ne sono altre.
Per molti materiali è possibile definire un livello di sottoscorta, cioè una soglia che permette al sistema di segnalare che la quantità disponibile si sta riducendo e che può essere necessario procedere a un nuovo approvvigionamento.
Il concetto è semplice, ma la sua utilità è importante. Materiali differenti vengono consumati con ritmi differenti e possono avere tempi di consegna diversi. Aspettare che ogni prodotto sia quasi completamente esaurito prima di occuparsi del riordino renderebbe la gestione più vulnerabile a ritardi, indisponibilità temporanee o aumenti improvvisi dei consumi.
Immagina un materiale utilizzato abitualmente durante determinate prestazioni. Se sappiamo che ne vengono consumate diverse confezioni e che il fornitore necessita di alcuni giorni per consegnarlo, il momento corretto per pensare al nuovo ordine non coincide necessariamente con il momento in cui rimane l’ultima confezione.
Il sistema di magazzino aiuta quindi a individuare i materiali che stanno raggiungendo il livello stabilito e a trasformare questa informazione in una necessità di riordino.
Questo non significa accumulare indiscriminatamente grandi quantità di prodotti. Anche una scorta eccessiva può essere inefficiente e, per i materiali soggetti a scadenza, può aumentare la possibilità che una parte di ciò che è stato acquistato non venga utilizzata in tempo. L’obiettivo è cercare un equilibrio tra continuità della disponibilità e corretta rotazione delle scorte.
Per il paziente tutto questo rimane quasi sempre invisibile. Eppure contribuisce alla continuità organizzativa delle cure: cercare di prevedere una necessità prima che diventi un’urgenza è una delle funzioni fondamentali di un processo di approvvigionamento ben organizzato.
Il riordino non dipende soltanto dal prezzo
Quando il sistema segnala che un materiale deve essere riordinato, si riapre il collegamento con il processo di gestione dei fornitori.
Per molti prodotti possono infatti essere disponibili più fornitori già selezionati. Il sistema digitalizzato permette di supportare questa scelta mettendo a disposizione informazioni come prezzi, precedenze dei fornitori e necessità di approvvigionamento.
La comparazione del prezzo è certamente utile. Anche in uno studio dentistico acquistare in modo efficiente significa evitare costi inutili, soprattutto quando prodotti utilizzati frequentemente possono essere disponibili a condizioni differenti.
Ma il prezzo non è l’unica informazione che conta.
Come abbiamo spiegato parlando della selezione e del controllo dei fornitori, nella decisione possono entrare anche disponibilità del prodotto, tempi e affidabilità della consegna, condizioni di fornitura e altre esigenze operative. Il prodotto meno costoso non rappresenta necessariamente la scelta più conveniente se non può essere disponibile quando serve.
Immagina, per esempio, che un materiale abbia raggiunto il livello di sottoscorta. Un fornitore potrebbe proporlo a un prezzo leggermente inferiore ma prevedere tempi di consegna incompatibili con il consumo atteso; un altro potrebbe renderlo disponibile più rapidamente. In quel momento la scelta deve considerare non soltanto quanto costa acquistarlo, ma anche il rischio di non averlo a disposizione quando sarà necessario.
È qui che digitalizzazione e responsabilità umana devono lavorare insieme. Il sistema può raccogliere, confrontare e rendere disponibili le informazioni; la decisione viene presa all’interno delle regole definite per il processo di approvvigionamento.
La gestione del magazzino e quella dei fornitori non sono quindi due attività indipendenti. Il consumo genera una necessità, il magazzino la rende visibile e il processo di acquisto permette di ripristinare la disponibilità.
È un ciclo continuo: acquistare, ricevere, conservare, utilizzare, rilevare il sottoscorta e riordinare.
Come gestiamo le scadenze dei materiali
Sapere che un prodotto è presente in magazzino non è sufficiente. Per i materiali soggetti a scadenza è necessario considerare anche fino a quando quel prodotto può essere utilizzato.
Questo introduce una differenza importante rispetto a un normale magazzino di beni non sanitari. Dieci confezioni fisicamente presenti non rappresentano necessariamente dieci confezioni realmente utilizzabili se una parte di esse ha superato la propria scadenza o presenta condizioni che ne impediscono l’impiego.
Per questo la gestione delle scorte deve accompagnarsi al controllo delle scadenze e alla corretta rotazione dei materiali.
Un esempio aiuta a comprenderne il significato. Immagina che siano presenti confezioni dello stesso prodotto acquistate in momenti differenti. Utilizzare sistematicamente quelle arrivate più recentemente lasciando inutilizzate le precedenti potrebbe aumentare la probabilità che alcuni materiali raggiungano la propria scadenza prima di essere impiegati.
La gestione deve quindi evitare che il magazzino venga considerato come una quantità indistinta di prodotti. Disponibilità e utilizzabilità sono due informazioni diverse.
Questo aspetto ha anche una conseguenza sugli acquisti. Ordinare quantità eccessive può sembrare prudente perché aumenta la scorta disponibile, ma per un materiale soggetto a scadenza può produrre l’effetto opposto: una parte potrebbe non essere utilizzata nei tempi previsti. Anche per questo il livello delle scorte deve cercare un equilibrio tra disponibilità, consumo e rotazione.
I farmaci, e in particolare quelli destinati alla gestione delle emergenze, non vengono assimilati a questo normale processo di magazzino: nello Studio seguono un percorso dedicato, con responsabilità, controlli, modulistica e modalità di approvvigionamento specifiche. A questo processo dedicheremo un approfondimento separato.
La verifica delle scadenze può sembrare una delle tante attività lontane dalla poltrona odontoiatrica. In realtà esprime bene il principio che stiamo cercando di raccontare: un materiale non deve soltanto esserci quando serve; deve anche trovarsi nelle condizioni previste per poter essere utilizzato correttamente.
Anche il luogo in cui conserviamo i materiali fa parte del processo
Un sistema digitale può dirci quali materiali sono disponibili, quali devono essere riordinati e quali informazioni sono associate agli acquisti. Ma c’è una parte della gestione del magazzino che rimane inevitabilmente fisica: i prodotti devono essere conservati in un luogo adeguato alle loro caratteristiche.
Per questo Studio Vassura dispone di locali dedicati allo stoccaggio, organizzati tenendo conto della diversa natura dei materiali conservati.
Non tutti i prodotti, infatti, hanno le stesse caratteristiche. Alcuni sono relativamente semplici da immagazzinare, mentre altri possono essere più delicati, fragili o richiedere maggiori attenzioni. Le modalità di conservazione devono quindi essere coerenti con la natura del prodotto e con le indicazioni previste per il suo corretto stoccaggio.
Anche l’organizzazione degli spazi ha una funzione. Sapere dove si trova un materiale e conservarlo in modo ordinato e appropriato facilita il controllo delle scorte, il prelievo delle confezioni e la corretta rotazione dei prodotti.
Immagina, al contrario, un deposito nel quale materiali diversi vengano semplicemente accumulati dove c’è spazio. Anche disponendo di un software molto evoluto, diventerebbe più difficile far corrispondere ciò che il sistema registra con ciò che accade realmente sugli scaffali.
È per questo che digitalizzazione e organizzazione fisica non sono alternative. Il magazzino digitale governa soprattutto le informazioni; il magazzino fisico deve governare correttamente i prodotti. I due devono rappresentare, per quanto possibile, la stessa realtà.
Anche questo lavoro rimane quasi completamente invisibile quando sei sulla poltrona. Eppure la corretta conservazione di ciò che verrà successivamente utilizzato nelle attività dello Studio rappresenta un altro passaggio della catena che collega l’acquisto di un materiale al suo impiego.
Farmaci e carrello delle emergenze: un processo separato
Ci sono prodotti per i quali abbiamo scelto di non utilizzare il normale processo di gestione delle scorte appena descritto.
È il caso dei farmaci e, in particolare, delle dotazioni destinate alla gestione delle emergenze, che seguono nello Studio un percorso specifico.
La ragione è facilmente comprensibile: un materiale normalmente utilizzato durante l’attività odontoiatrica e un farmaco che potrebbe essere necessario durante un’emergenza non hanno la stessa funzione né lo stesso livello di criticità. Non sarebbe quindi corretto considerarli semplicemente come due prodotti differenti presenti nello stesso magazzino.
Per queste dotazioni Studio Vassura ha definito responsabilità specifiche, modalità di approvvigionamento dedicate, controlli e una modulistica propria. Una parte dei presidi è organizzata nel carrello delle emergenze, che rappresenta un punto identificato e dedicato alla disponibilità di ciò che può essere necessario in queste circostanze.
Sul carrello è presente anche il defibrillatore, sottoposto a una verifica ispettiva visiva giornaliera nell’ambito dei controlli previsti dallo Studio.
Questo esempio permette di comprendere un principio più generale del nostro modo di organizzare i processi: non tutto ciò che deve essere controllato deve necessariamente essere controllato nello stesso modo. La modalità di gestione deve essere proporzionata alla natura e alla criticità di ciò che stiamo considerando.
Per questo non approfondiremo qui il contenuto del carrello, la gestione dei farmaci, i controlli effettuati o le responsabilità attribuite alle diverse persone. Questi aspetti appartengono al processo di gestione delle emergenze nello studio dentistico, al quale dedicheremo uno spazio specifico.
Ai fini della gestione del magazzino è sufficiente fissare un punto importante: i farmaci e le dotazioni per le emergenze non vengono trattati come normali scorte di consumo, ma sono inseriti in un processo dedicato.
Perché non automatizziamo proprio tutto
Quando un processo è fortemente digitalizzato potrebbe sembrare naturale cercare di automatizzare ogni singolo passaggio. Nella gestione di un magazzino fisico, però, esiste sempre un momento nel quale un’informazione digitale deve corrispondere a qualcosa che è realmente accaduto.
Nel nostro caso questo momento è soprattutto il prelievo della confezione dal deposito.
Il sistema può acquisire molte informazioni dagli acquisti, elaborare le quantità disponibili, individuare il sottoscorta, supportare il riordino e confrontare le condizioni dei diversi fornitori. Ma non può sapere autonomamente che una persona ha preso fisicamente una confezione da uno scaffale per portarla nell’area in cui verrà utilizzata.
Quel prelievo deve quindi essere registrato manualmente affinché la quantità presente nel magazzino digitale venga aggiornata.
Potremmo considerarlo semplicemente il limite di un’automazione non completa. In realtà è più utile leggerlo per ciò che rappresenta: il punto di collegamento tra il magazzino fisico e la sua rappresentazione digitale.
Automatizzare un processo, infatti, non significa eliminare necessariamente ogni intervento umano. Significa utilizzare la tecnologia dove può ridurre attività ripetitive, organizzare grandi quantità di informazioni e rendere più tempestivi alcuni controlli, mantenendo l’intervento delle persone nei punti nei quali è necessario osservare ciò che accade realmente o prendere una decisione.
Questo principio per noi è importante anche oltre il magazzino: la tecnologia deve sostenere l’organizzazione, non sostituire la responsabilità delle persone.
Dal magazzino alla poltrona: ciò che il paziente non vede
Quando durante una cura l’odontoiatra o l’assistente prendono una confezione di materiale, per te quel gesto può durare pochi secondi.
Ma la storia organizzativa di quella confezione è cominciata molto prima.
Qualcuno ha dovuto stabilire che quel prodotto fosse necessario. Il fornitore è stato selezionato secondo i criteri previsti. È stato effettuato un acquisto. La merce è arrivata nello Studio ed è stata verificata confrontando ciò che era stato ordinato con i documenti e con quanto effettivamente consegnato.
Successivamente il prodotto è entrato nel sistema di magazzino, è stato collocato nello spazio appropriato e la sua disponibilità è stata inserita nel ciclo di gestione delle scorte. Se soggetto a scadenza, deve essere utilizzato entro il periodo previsto. Quando le quantità diminuiscono, il sistema può segnalare il sottoscorta e contribuire ad avviare un nuovo ciclo di approvvigionamento.
Infine una confezione viene prelevata dal deposito, il prelievo viene registrato e quel materiale può arrivare nell’area nella quale sarà necessario.
La maggior parte di questa sequenza avviene senza che il paziente ne veda nulla.
Ed è proprio questo il punto.
Una parte importante del lavoro di uno studio dentistico non coincide con il tempo trascorso davanti al paziente. Ogni giorno vengono dedicate ore anche ad attività di organizzazione, controllo, approvvigionamento, gestione delle scorte, manutenzione, sterilizzazione, documentazione e verifica dei processi.
Nessuna di queste attività, considerata isolatamente, può garantire il risultato di una cura. Ma tutte possono contribuire a creare le condizioni organizzative nelle quali i professionisti sanitari possono svolgere correttamente il proprio lavoro.
Per questo nel Metodo Vassura parliamo di sicurezza delle cure anche quando raccontiamo qualcosa di apparentemente lontano dalla clinica come un magazzino.
La sicurezza non comincia nel momento in cui un materiale viene utilizzato. Comincia anche prima: nel modo in cui quel materiale è stato scelto, acquistato, controllato, conservato e reso disponibile quando serve.
La gestione del magazzino nel Metodo Vassura e nel Sistema Qualità
A questo punto possiamo ricomporre tutti i passaggi che abbiamo descritto.
La gestione del magazzino non comincia dallo scaffale e non termina quando una confezione viene prelevata. Fa parte di una catena più ampia che collega selezione dei fornitori, acquisto, ricevimento, controllo, stoccaggio, gestione delle scorte, utilizzo e nuovo approvvigionamento.
È quella che, con un termine utilizzato anche nelle organizzazioni più complesse, possiamo definire supply chain.
Nel Metodo Vassura abbiamo inserito queste attività tra i processi di back office che sostengono il lavoro clinico. Il fatto che il paziente normalmente non li veda non li rende meno importanti: significa semplicemente che appartengono a quella parte dell’organizzazione che deve funzionare dietro le quinte perché le attività cliniche possano disporre delle risorse necessarie.
Anche per questo la gestione della supply chain rientra nel Sistema di Gestione per la Qualità di Studio Vassura certificato secondo la UNI EN ISO 9001:2015. La nostra organizzazione per processi comprende infatti attività cliniche, di front office, di back office e direzionali tra loro interconnesse.
Questo non significa che la certificazione ISO certifichi i materiali che acquistiamo o garantisca che non possa mai verificarsi una carenza, un errore o un problema con una fornitura. La ISO 9001 certifica il Sistema di Gestione per la Qualità dell’organizzazione, non la singola cura o il singolo prodotto utilizzato.
Il suo significato, in questo contesto, è diverso: processi come approvvigionamento e gestione delle scorte vengono inseriti in un sistema nel quale esistono responsabilità, modalità operative, controlli, gestione delle eventuali non conformità e strumenti di miglioramento.
È anche il motivo per cui abbiamo scelto di digitalizzare gran parte del processo. Non per sostituire le persone con un software, ma per ridurre attività manuali ripetitive, mettere in relazione informazioni che altrimenti rimarrebbero separate e rendere più tempestiva la conoscenza di ciò che accade nel magazzino.
La supply chain diventa così un buon esempio di ciò che intendiamo per Metodo Vassura. La sicurezza delle cure non viene affidata a una singola precauzione, ma viene sostenuta da molti processi che devono dialogare tra loro.
Il paziente vede soprattutto l’ultima parte di questa catena: il materiale disponibile nel momento in cui serve. Dietro quel momento, però, ci sono fornitori, persone, locali, documenti, software, controlli e ore di lavoro.
Prendersi cura di una persona significa anche organizzare con attenzione ciò che quella persona probabilmente non vedrà mai.
Domande frequenti sulla gestione del magazzino di uno studio dentistico
Come funziona la gestione magazzino studio dentistico? La gestione magazzino studio dentistico comprende il controllo delle forniture ricevute, lo stoccaggio, la gestione delle scorte e delle scadenze, il prelievo dei materiali, il sottoscorta e il riordino.
Come fate a sapere quali materiali sono disponibili? Il sistema di magazzino registra le quantità che entrano e quelle che vengono progressivamente utilizzate. Gran parte delle informazioni relative agli acquisti viene acquisita digitalmente, mentre il prelievo fisico delle confezioni dal deposito richiede la registrazione dello scarico. In questo modo il magazzino digitale può rappresentare ciò che dovrebbe essere disponibile nel magazzino fisico.
Cosa significa sottoscorta? Il sottoscorta è un livello di disponibilità al di sotto del quale un materiale può richiedere un nuovo approvvigionamento. Permette di pensare al riordino prima che il prodotto sia completamente esaurito, tenendo conto delle normali necessità dello Studio.
Il riordino dei materiali è automatico? Il sistema digitalizzato supporta il processo di riordino e mette a disposizione informazioni utili, ma la tecnologia non sostituisce la responsabilità delle persone. Il software aiuta a individuare le necessità e a confrontare le informazioni disponibili; la gestione dell’approvvigionamento rimane un processo presidiato.
Scegliete sempre il fornitore che offre il prezzo più basso? No. Il sistema permette anche di confrontare i prezzi, ma la convenienza non coincide necessariamente con il prezzo più basso. Disponibilità, tempi e affidabilità della consegna e altre esigenze operative possono essere importanti quando occorre decidere da quale fornitore effettuare un determinato acquisto.
Come vengono gestite le scadenze dei materiali odontoiatrici? I materiali soggetti a scadenza devono essere gestiti considerando non soltanto la quantità presente, ma anche la loro effettiva utilizzabilità. Questo richiede il controllo delle scadenze e una corretta rotazione delle scorte, evitando che prodotti meno recenti rimangano inutilizzati mentre vengono prelevate confezioni successive.
Tutti i materiali vengono conservati nello stesso modo? No. Studio Vassura dispone di locali dedicati allo stoccaggio e spazi differenziati in funzione delle caratteristiche dei prodotti. Materiali diversi possono avere esigenze differenti legate, per esempio, alla loro delicatezza, fragilità o alle condizioni previste per una corretta conservazione.
I farmaci vengono gestiti come gli altri materiali di magazzino? No. I farmaci e, in particolare, le dotazioni destinate alle emergenze seguono un processo dedicato, con responsabilità, controlli, modulistica e modalità di approvvigionamento specifiche. Anche il carrello delle emergenze e il defibrillatore sono inseriti in questo sistema di controllo, che approfondiremo separatamente.
Perché la gestione delle scorte riguarda la sicurezza delle cure? Perché le attività cliniche hanno bisogno che materiali e risorse siano disponibili quando servono e nelle condizioni previste per il loro utilizzo. Una gestione organizzata delle scorte può contribuire a prevenire alcune carenze, controllare le scadenze, mantenere appropriate condizioni di conservazione e individuare in tempo le necessità di riordino. Non garantisce da sola uno studio dentistico sicuro, ma contribuisce alle condizioni organizzative che lo sostengono.
Che rapporto c’è tra magazzino e certificazione ISO 9001? In Studio Vassura la gestione della supply chain fa parte dei processi organizzativi inseriti nel Sistema di Gestione per la Qualità certificato ISO 9001. La certificazione non riguarda il singolo materiale né garantisce il risultato delle cure: riguarda il sistema con cui lo Studio organizza, controlla e migliora i propri processi.
Articolo a cura del dott. Gabriele Vassura