Privacy e GDPR | Dentista Lodi Zelo

La gestione dei dati sensibili, come le informazioni personali e sanitarie dei pazienti, è una responsabilità fondamentale per ogni studio dentistico in Italia per la tutela della Privacy.

Con l’entrata in vigore del Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati (GDPR) nel 2018, le normative sulla privacy sono diventate ancora più rigorose, imponendo agli studi dentistici di adottare misure precise per garantire la sicurezza e la riservatezza dei dati.

In questo articolo, esamineremo in dettaglio la procedura corretta che noi seguiamo per gestire i dati sensibili all’interno del nostro studio dentistico, descrivendo le attività chiave e la sequenza con cui le svolgiamo.

1. Valutazione Iniziale dei dati

La prima fase della procedura consiste in una valutazione iniziale dei dati trattati.

È importante, infatti, identificare quali tipi di dati vengono raccolti, come vengono utilizzati e da chi. Questo include dati personali identificabili (nome, indirizzo, codice fiscale), dati sanitari (cartelle cliniche, referti), e altre informazioni sensibili come i dati finanziari.

In questa prima fase le attività chiave da noi eseguite sono state:

• Creare un elenco dettagliato dei tipi di dati sensibili raccolti e delle finalità per cui vengono utilizzati.
• Identificare le persone o i ruoli all’interno dello studio che hanno accesso a questi dati.

2. Nomina del Responsabile della Protezione dei Dati (DPO)

Anche se, allo stato attuale, la legge non prevede un obbligo specifico di nominare un responsabile per la protezione dei dati (anche DPO, Data Protection Officer), noi abbiamo volontariamente deciso di dotarci di questa figura.

Abbiamo dunque nominato un DPO esterno riconosciuto a livello nazionale come esperto della materia.

Il compito del DPO è quello di coadiuvare il titolare dello studio negli adempimenti relativi alla GDPR e, conseguentemente, garantire che lo studio sia conforme alle normative GDPR e agisce come punto di contatto per le autorità di protezione dei dati.

In questa seconda fase le attività chiave da noi eseguite sono state:

• Valutare se la nomina di un DPO è obbligatoria o consigliabile per il vostro studio.
• Se necessario, nominare un DPO interno o esterno, assicurandosi che abbia le competenze necessarie.

3. Raccolta del Consenso Informato

Prima di trattare i dati personali dei pazienti, è fondamentale ottenere il loro consenso informato.

Questo deve essere fatto attraverso una dichiarazione chiara e comprensibile (informativa privacy) che spieghi come verranno utilizzati i loro dati, per quali scopi e per quanto tempo saranno conservati.

In questa terza fase le attività chiave da noi eseguite sono state:

• Preparare moduli di consenso informato che soddisfino i requisiti del GDPR.
• Assicurarsi che il consenso sia specifico, esplicito e documentato.
• Adottare procedure interne per la raccolta sistematica dei consensi e per il rinnovo periodico.
• Conservare una copia del consenso firmato per ogni paziente.

4. Implementazione di Misure di Sicurezza per la privacy

Una volta raccolti i dati, lo studio dentistico deve adottare misure di sicurezza adeguate per proteggerli.

Queste misure possono includere la crittografia dei dati, l’uso di password sicure, e l’adozione di software di gestione che rispettano gli standard di sicurezza.

In questa quarta fase le attività chiave da noi eseguite sono state:

• Implementare sistemi di sicurezza informatica per proteggere i dati digitali (antivirus, firewall, crittografia).
• Assicurarsi che i dati cartacei siano conservati in luoghi sicuri, come armadi chiusi a chiave.
• Stabilire politiche di accesso ai dati, limitando l’accesso solo al personale autorizzato.

5. Formazione del personale sulla privacy

Un aspetto cruciale della gestione dei dati sensibili è la formazione continua del personale.

Ogni membro dello studio che ha accesso ai dati personali dei pazienti deve essere consapevole delle normative GDPR e delle politiche interne dello studio. Per questo il personale riceve periodicamente delle sessioni formative dedicate esclusivamente al tema della Privacy.

In questa quinta fase le attività chiave da noi eseguite sono state:

• Organizzare corsi di formazione periodici sul GDPR e sulla sicurezza dei dati.
• Fornire linee guida pratiche per il trattamento corretto dei dati.
• Verificare regolarmente la comprensione e il rispetto delle procedure da parte del personale.

6. Monitoraggio e Aggiornamento della Privacy Policy

La privacy and cookie policy dello studio devono essere regolarmente riviste e aggiornate per riflettere eventuali cambiamenti nelle normative o nelle modalità di trattamento dei dati.

Inoltre, è necessario garantire che i pazienti siano informati di eventuali modifiche.

In questa sesta fase le attività chiave da noi eseguite sono state:

• Effettuare revisioni periodiche della privacy and cookie policy.
• Comunicare chiaramente ai pazienti qualsiasi aggiornamento significativo.
• Mantenere la documentazione aggiornata in linea con le nuove pratiche o normative.

7. Gestione delle Richieste dei Pazienti

I pazienti hanno il diritto di accedere ai propri dati, richiedere la loro rettifica o cancellazione, e opporsi al loro trattamento.

Il nostro studio è pronto a gestire tali richieste in modo tempestivo e conforme alle normative.

In questa settima fase le attività chiave da noi eseguite sono state:

• Stabilire una procedura chiara per gestire le richieste di accesso, rettifica o cancellazione dei dati.
• Rispondere alle richieste entro i termini previsti dal GDPR (solitamente entro 30 giorni).
• Documentare tutte le richieste e le azioni intraprese.

8. Gestione dei Data Breach e privacy

In caso di violazione dei dati (data breach), è obbligatorio informare l’autorità di controllo entro 72 ore dall’evento e, in certi casi, anche i pazienti interessati.

Avere un piano di risposta ai data breach è essenziale per gestire tali situazioni in modo efficace.

Anche se al momento non abbiamo subito eventi avversi in relazione alla sicurezza dei dati abbiamo comunque svolto le attività di seguito indicate:

• Redigere un piano di risposta ai data breach, dettagliando i passaggi da seguire in caso di violazione.
• Formare il personale su come riconoscere e rispondere ai data breach.
• Assicurarsi di poter notificare le autorità competenti e i pazienti nei tempi previsti.

9. Archiviazione e Conservazione dei Dati

I dati personali devono essere conservati solo per il tempo necessario a soddisfare le finalità per cui sono stati raccolti.

Una volta scaduto questo termine, i dati devono essere cancellati o resi anonimi.

In questa nona fase le attività chiave da noi eseguite sono state:

• Stabilire tempi di conservazione chiari per ogni tipo di dato.
• Implementare procedure per la cancellazione sicura dei dati non più necessari.
• Verificare periodicamente l’archiviazione per garantire il rispetto delle politiche di conservazione.

Conclusione

La gestione corretta dei dati sensibili in uno studio dentistico non è solo una questione di conformità legale, ma anche di fiducia verso i pazienti.

Seguire un processo ben definito, che parte dalla raccolta del consenso informato e si estende alla gestione delle richieste dei pazienti e alla protezione contro i data breach, è essenziale per operare in sicurezza e nel rispetto delle normative.

Adottare queste misure non solo protegge i dati dei pazienti, ma rafforza anche la reputazione dello studio come luogo sicuro e professionale.