Sicurezza delle cure

Il nostro manifesto per la sicurezza delle cure in odontoiatria

La sicurezza delle cure in odontoiatria non nasce da una promessa

Quando ti affidi a uno studio dentistico, la sicurezza delle cure non può dipendere soltanto dalla bravura del singolo professionista o dalla tecnologia disponibile. Nasce dal modo in cui persone, informazioni, strumenti, procedure e controlli lavorano insieme durante l’intero percorso di cura. Per Studio Vassura significa raccogliere i dati necessari prima di decidere, riconoscere i possibili rischi, scegliere il momento e il trattamento appropriati, verificare ogni passaggio e garantire continuità nel tempo. Non possiamo eliminare ogni rischio né promettere risultati infallibili, ma possiamo costruire un’organizzazione progettata per prevenire gli errori evitabili, intercettare le criticità e migliorare costantemente il proprio modo di lavorare. È il sistema che abbiamo scelto di costruire per proteggere chi si affida a noi e per aiutare ogni persona dello Studio a lavorare nelle condizioni migliori.

Prima di curare, bisogna conoscere

Ogni decisione sicura comincia dalla raccolta di informazioni complete e attendibili. Per questo dedichiamo attenzione alla tua storia clinica, ai farmaci che assumi, alle eventuali patologie, alle cure già eseguite, alle tue necessità e alle condizioni della tua bocca. Una radiografia, una scansione o una visita, considerate separatamente, possono non essere sufficienti. Nei casi più complessi raccogliamo e mettiamo in relazione tutti gli elementi necessari prima di formulare il piano di cura. Quando serve, ti invitiamo a un incontro successivo per esaminare insieme immagini, esami e possibili alternative. Prendersi il tempo necessario prima di decidere non significa ritardare la cura: significa evitare che una decisione importante venga presa sulla base di informazioni incomplete.

Non tutto ciò che è possibile è appropriato

La disponibilità di una tecnica o di una tecnologia non significa che utilizzarla sia sempre la scelta migliore. Una cura sicura deve essere indicata per quella specifica persona, nelle sue condizioni cliniche e nel momento più opportuno. Per questo possiamo decidere di non inserire un impianto quando i farmaci assunti comportano rischi non accettabili, di non applicare un apparecchio fisso finché l’igiene orale è insufficiente o di non realizzare una protesi definitiva in presenza di una malattia parodontale ancora attiva. In altri casi può essere più prudente stabilizzare prima la salute della bocca, osservare l’evoluzione di una condizione o rimandare il trattamento. La sicurezza delle cure comprende anche la capacità di fermarsi, attendere o scegliere una soluzione diversa quando intervenire subito non rappresenta l’opzione più appropriata.

Conservare prima di sostituire

Un dente naturale non dovrebbe essere estratto soltanto perché può essere sostituito. Prima di prendere una decisione irreversibile valutiamo se può essere conservato, con quali cure e con quale ragionevole probabilità di rimanere funzionale nel tempo. In presenza di una malattia parodontale, per esempio, può essere opportuno iniziare con una fase di trattamento e mantenimento, osservare la risposta dei tessuti e rivalutare successivamente la prognosi dei singoli denti. Questo permette di distinguere ciò che è realmente compromesso da ciò che può ancora essere mantenuto. Conservare non significa prolungare cure prive di prospettive, così come sostituire non significa necessariamente scegliere la soluzione più sicura. Significa prendere una decisione proporzionata, spiegando con chiarezza possibilità, limiti e margini di incertezza.

La buona clinica ha bisogno di una buona organizzazione

La competenza del dentista è indispensabile, ma non è sufficiente. Anche una decisione clinica corretta può essere indebolita se le informazioni non sono aggiornate, un documento non è disponibile, un materiale non è tracciabile, un’apparecchiatura non viene controllata o le persone coinvolte non ricevono indicazioni chiare.

Per questo la sicurezza delle cure riguarda anche tutto ciò che avviene fuori dall’area clinica. Comprende il modo in cui lo Studio gestisce dati e documenti, seleziona e controlla i fornitori, conserva materiali e farmaci, organizza il magazzino, verifica apparecchiature e impianti, forma il personale, assegna responsabilità, rispetta gli adempimenti e garantisce continuità alle attività.

Questi processi sono poco visibili a chi riceve una cura, ma ne sostengono ogni fase. Organizzarli richiede competenze che normalmente non occupano una parte centrale nella formazione clinica di medici e dentisti. Da oltre vent’anni condividiamo con altri professionisti metodi e strumenti per rendere i loro studi più efficienti, conformi e sicuri. Abbiamo applicato la stessa esperienza alla nostra struttura, costruendo un’organizzazione nella quale i processi extraclinici sono progettati per sostenere il lavoro clinico e ridurre il rischio che qualcosa venga lasciato al caso.

La sicurezza non dipende da una sola persona

Un professionista competente rimane indispensabile, ma una struttura sicura non può affidarsi soltanto alla sua memoria, alla sua attenzione o alla sua disponibilità. La presa in carico coinvolge odontoiatri, igienisti, assistenti, personale di segreteria e responsabili organizzativi: ciascuna persona contribuisce al risultato attraverso compiti e responsabilità differenti. Per questo definiamo chi deve svolgere ogni attività, quali informazioni devono essere raccolte, come devono essere trasmesse e quali controlli devono accompagnare i diversi passaggi. Se emerge una criticità, deve essere chiaro chi avvisare, come documentarla e quali azioni intraprendere. Organizzare il lavoro in questo modo non riduce l’autonomia e la responsabilità del professionista. Al contrario, le sostiene con un sistema capace di garantire coordinamento e continuità, anche quando cambiano le persone o si presenta una situazione imprevista.

Controllare prima che qualcosa accada

La sicurezza non consiste soltanto nel saper reagire correttamente a un problema. Significa soprattutto creare condizioni che ne riducano la probabilità e che permettano di riconoscerlo prima che produca conseguenze. Per questo programmiamo manutenzioni e verifiche delle apparecchiature, controlliamo materiali, farmaci e scadenze, aggiorniamo le informazioni cliniche, prepariamo in anticipo gli ambienti di lavoro e verifichiamo che dati e documenti necessari siano disponibili alle persone autorizzate nel momento in cui servono. Molti di questi controlli rimangono invisibili al paziente proprio perché vengono eseguiti prima che emerga una difficoltà. Il loro valore consiste nel non lasciare la prevenzione alla memoria, all’abitudine o all’iniziativa occasionale del singolo.

Dagli errori dobbiamo imparare

Nessuna attività sanitaria può promettere l’assenza assoluta di errori, imprevisti o criticità. Possiamo però decidere come affrontarli: ignorarli e rischiare che si ripetano, oppure analizzarli per rendere più sicuro il sistema. Quando rileviamo una non conformità o una situazione che avrebbe potuto causare un problema, la documentiamo, ne cerchiamo le cause e valutiamo quali azioni correttive adottare. L’obiettivo non è individuare semplicemente una persona da colpevolizzare, ma capire se informazioni, procedure, formazione, strumenti o controlli possano essere migliorati. Una criticità riconosciuta e condivisa diventa così un’occasione di apprendimento. La sicurezza cresce quando l’organizzazione è capace di osservare il proprio lavoro, correggersi e verificare nel tempo l’efficacia delle soluzioni introdotte.

Comprendere è parte della sicurezza

Una cura non è realmente condivisa se la persona che deve affrontarla non ha ricevuto informazioni comprensibili sulla propria condizione, sulle alternative disponibili, sui benefici attesi, sui limiti, sui rischi, sui tempi e sui costi. Per questo i casi più complessi non vengono necessariamente conclusi con un piano di cura immediato. Prima raccogliamo la documentazione e le informazioni necessarie; successivamente dedichiamo un incontro alla presentazione e alla discussione del progetto terapeutico, esaminando insieme radiografie, fotografie, scansioni e altre immagini significative. Questo tempo permette di fare domande, confrontare le possibili soluzioni e comprendere anche le conseguenze del trattamento, del suo rinvio o della scelta di non intervenire. Il consenso non è soltanto una firma: è il risultato di un percorso nel quale puoi partecipare consapevolmente alle decisioni che riguardano la tua salute.

Impegni sottoposti a verifica

Dichiarare dei principi non è sufficiente. Per renderli concreti occorre tradurli in responsabilità, procedure, controlli, documenti e obiettivi misurabili. Occorre inoltre accettare che il proprio modo di lavorare venga esaminato periodicamente anche da soggetti esterni allo Studio. Per questo Studio Vassura ha adottato un sistema di gestione per la qualità certificato secondo la norma ISO 9001. La certificazione riguarda il sistema con cui organizziamo e controlliamo le nostre attività: non certifica le singole cure e non garantisce risultati clinici infallibili, ma verifica che l’organizzazione risponda a requisiti definiti e persegua il miglioramento continuo. Abbiamo inoltre ottenuto la certificazione del sistema di gestione per la parità di genere secondo la UNI/PdR 125:2022. La qualità dell’organizzazione dipende anche dal rispetto delle persone, dalla parità di trattamento, dalla chiarezza delle responsabilità e dalla possibilità di segnalare eventuali criticità senza discriminazioni. Il nostro percorso non si considera concluso. Intendiamo sviluppare progressivamente un sistema di gestione ambientale orientato ai principi della ISO 14001, per controllare meglio gli impatti delle nostre attività e l’utilizzo delle risorse. Stiamo inoltre orientando l’organizzazione verso l’adozione di un Modello di organizzazione, gestione e controllo coerente con il D.Lgs. 231/2001, con l’obiettivo di rafforzare trasparenza, responsabilità e prevenzione. ISO 14001 e Modello 231 rappresentano percorsi futuri e non certificazioni già ottenute. Nel frattempo ne utilizziamo i principi come riferimenti per l’evoluzione del nostro sistema organizzativo.

Il Metodo Vassura

Uno studio dentistico è una microimpresa, ma deve governare molte delle complessità proprie di un’organizzazione sanitaria: cure, persone, dati, documenti, farmaci, materiali, tecnologie, fornitori, manutenzioni, sicurezza, adempimenti e continuità. Deve inoltre riuscirci con risorse molto più limitate rispetto a quelle disponibili in una struttura di grandi dimensioni. Per affrontare questa complessità abbiamo sviluppato il Metodo Vassura, un modello di organizzazione per processi progettato specificamente per lo studio dentistico. Il suo scopo è fare in modo che ogni attività necessaria venga individuata, assegnata, controllata e collegata alle altre, riducendo il rischio che alcuni aspetti importanti rimangano privi di responsabilità o affidati soltanto alla memoria e all’iniziativa personale. Abbiamo diviso l’organizzazione in tre grandi aree: clinica, front office e back office. Al loro interno abbiamo mappato circa venti processi, attribuendo deleghe e responsabilità precise. Ogni processo è stato poi scomposto nelle attività che lo compongono, chiarendo le informazioni necessarie, le persone coinvolte, i risultati attesi e i controlli da eseguire. Quando un’attività richiede modalità uniformi o particolari cautele, viene descritta attraverso protocolli specifici. Il funzionamento del sistema viene osservato attraverso indicatori, verifiche periodiche e audit. Se un risultato non è soddisfacente o emerge una criticità, il processo viene analizzato per comprenderne le cause e individuare eventuali azioni di miglioramento. L’organizzazione per processi è un metodo conosciuto nel mondo della qualità aziendale. L’elemento distintivo del Metodo Vassura consiste nell’averlo adattato in modo completo e sostenibile alle esigenze di una struttura odontoiatrica di piccole dimensioni. È il risultato dell’esperienza maturata applicando questi principi nel nostro Studio e, da oltre vent’anni, insegnando ad altri professionisti come rendere le proprie organizzazioni più efficienti, conformi e sicure. Per chi si affida a noi, il Metodo Vassura significa che la cura clinica è sostenuta da un’organizzazione che presidia anche ciò che normalmente rimane invisibile: la circolazione delle informazioni, la preparazione delle persone, il controllo delle risorse, la continuità delle attività e la capacità di verificare e migliorare il proprio modo di lavorare.

Dove si applica il Metodo Vassura

La sicurezza delle cure non dipende da un solo reparto o da un singolo momento della giornata. Un’informazione raccolta alla reception può modificare una decisione clinica; la gestione di un fornitore può incidere sulla disponibilità e sulla tracciabilità di un materiale; la formazione del personale può determinare il modo in cui viene riconosciuta e comunicata una criticità. Per questo il Metodo Vassura considera lo Studio come un unico sistema e ne organizza i processi in tre macroaree collegate: clinica, front office e back office.

Area clinica

Comprende i processi direttamente collegati alla valutazione e alla cura della persona: prima visita, anamnesi, raccolta degli esami, diagnosi, elaborazione e presentazione del piano di cura, consenso, esecuzione dei trattamenti, controlli e mantenimento. In quest’area il Metodo Vassura aiuta a verificare che le decisioni siano fondate su informazioni adeguate, che il trattamento venga eseguito nel momento appropriato e che il percorso continui anche dopo la singola prestazione.

Front office

Comprende i processi che accompagnano la relazione tra il paziente e lo Studio: accoglienza, appuntamenti, comunicazioni, preventivi, documenti, pagamenti, richiami e gestione delle segnalazioni. Il front office non svolge soltanto una funzione amministrativa. Raccoglie e trasmette informazioni, coordina passaggi e scadenze e contribuisce alla continuità della presa in carico. Per questo anche le sue attività devono essere descritte, assegnate e controllate.

Back office

Comprende i processi che permettono alla struttura di funzionare: selezione e formazione del personale, fornitori e acquisti, materiali e magazzino, farmaci e scadenze, apparecchiature e manutenzioni, dati e documenti, privacy, sicurezza sul lavoro, adempimenti, controllo economico, non conformità e audit. Sono attività che il paziente raramente vede, ma che sostengono ogni cura. Il Metodo Vassura le rende parte integrante della sicurezza, attribuendo responsabilità, definendo controlli e verificandone periodicamente il funzionamento. Le tre macroaree non lavorano separatamente. La sicurezza nasce dal modo in cui i loro processi si scambiano informazioni, si coordinano e si controllano reciprocamente. Nelle pagine di approfondimento mostreremo, attraverso esempi concreti, come il Metodo Vassura viene applicato nei diversi ambiti dello Studio.

La sicurezza comincia dalle domande

Se devi affrontare una cura odontoiatrica, hai il diritto di comprendere come è stata formulata la diagnosi, quali alternative sono disponibili, quali benefici puoi ragionevolmente attenderti e quali rischi devono essere considerati. Puoi inoltre chiedere come verrà seguito il tuo percorso, quali controlli sono previsti, come vengono gestite le informazioni e che cosa accadrà dopo la conclusione del trattamento.

Fare domande non significa mettere in dubbio la competenza del professionista. Significa partecipare consapevolmente alle decisioni che riguardano la tua salute e comprendere se, oltre alla preparazione clinica, esiste un’organizzazione capace di sostenere la cura prima, durante e dopo la sua esecuzione.

Se hai già un dentista di fiducia, confrontati con il professionista che ti segue. Se invece non hai ancora un riferimento, puoi rivolgerti a Studio Vassura per una prima valutazione e per condividere con noi la tua situazione.

Articolo a cura del dott. Gabriele Vassura

Il dott. Gabriele Vassura è Medico Chirurgo e Odontoiatra, Direttore Sanitario di Dental Care – Studio Vassura e autore del volume Management odontoiatrico – Organizzazione per processi dello studio dentistico.

Da molti anni si occupa di organizzazione degli studi odontoiatrici, qualità e sicurezza delle cure.

👉 Scopri il profilo professionale completo del dott. Gabriele Vassura.